Automatische Rechnungsprüfung mit windream ECM

Standardprodukt zur automatischen Erkennung, Prüfung, Freigabe, Überwachung und Steuerung von Eingangs-Rechnungen

smart INVOICE extrahiert aus ihren Eingangs- Rechnungen sowohl Kopfdaten und Fussdaten als auch die Positionsdaten aus Tabellen beliebigen Umfangs. Die relevanten Beleg- daten werden sowohl gegen die Stamm- als auch gegen die Bewegungsdaten in Ihrem ERP geprüft und anschließend revisionssicher in ihrem ECM archiviert. 

 

  • Auslesen aller Rechnungsinhalte
  • Verarbeitung aller Rechnungen und Gutschriften
  • Revisionssichere Archivierung
  • Prüfung auf Konformität mit Compliance- Anforderungen
  • Automatisches Erkennen der Zahlungsbedingungen
  • Nutzung der Stamm- und Bewegungs- daten des ERP zur Qualitätssicherung
  • Teil- bzw. Sammelrechnungen
  • Automatische Erkennung von Rechnung mit und ohne Bestellbezug
  • Verarbeitung von Rechnungen mit und ohne Wareneingang
  • Nachbearbeitung in verschiedenen Sprachen

 



Mehrwerte und Optimierung vom ersten Tag

smart INVOICE WFL beinhaltet ein Rechnungs- eingangsbuch und eine Komponente zur automatischen lückenlosen Steuerung des revisionssicheren Rechnungsfreigabe- Prozesses.

Der Bearbeitungsstand und die -historie jeder einzelnen Rechnung wird angezeigt und es wird sofort deutlich, in welchem Schritt des Prozesses sich die Rechnung befindet und welche Mitarbeiter in den Freigabeprozess involviert sind. 

 

  • Rechnungseingangsbuch zur zentralen Überwachung aller im System befindlichen Rechnungen
  • Anpassbarer und erweiterbarer «Best Practice» Rechnungsfreigabeworkflow
  • Umfangreiche Business Intelligence Optionen
  • Übergabe der Rechnungs-Daten an das Data Warehouse ihres ERP
  • Entscheidungsunterstützung bei der Freigabe einer Rechnung
  • Darstellung der Originalrechnung als Bild
  • Revisionssichere Protokollierung aller Schritte, Aktionen und Kommentare
  • Kontrolle von Fristen (z.B. Skonto, Bearbeitungszeit) und aktive Erinnerung

 

Schritt 1: automatischer Rechnungsleser

 

Gescannte und als E-Mail eingegangene Rech- nungen werden automatisiert analysiert und Daten wie z. B. Kreditor, Zahlungsziel, Positionen, Beträge, Fracht- und Zollkosten erkannt. Rechnungspositionen werden mit im ERP erfassten Bestellungen und Wareneingängen verglichen und Mengen- sowie Preis- abweichungen markiert. Fehlen Angaben nach MwSt Gesetz erfolgt ein Hinweis. 


 

Schritt 2: Rechnungseingangsbuch

 

Sobald Rechnungen gescannt und automatisiert analysiert wurden, werden diese im Rechnungseingangsbuch vorerfasst angezeigt. Je nach erfasstem Regelwerk werden Rechnungen direkt zur Prüfung und Freigabe an zuständige Sachbearbeiter weitergeleitet. Das Rechnungsbild kann vom ERP aus angezeigt werden und in die vorerfassten ERP Dialoge gesprungen werden. 


Download
SAP - automatisierte Rechnungsprüfung
Flyer WFL Rechnungsprüfung SAP Kinetic 2
Adobe Acrobat Dokument 1.5 MB

 

Schritt 3: Freigabe und Buchung

 

Rechnungen, die nicht vollautomatisch genehmigt und geprüft werden können, weil zum Beispiel eine Mengen- oder Preisabweichung erkannt wurde, oder z.B. im Regelwerk eine Genehmigung ab einer bestimmten Betragshöhe festgelegt wurde, werden den zuständigen Sachbearbeitern über den Workplace und E-Mail Nachricht zu- gewiesen. Nach Prüfung erfolgt die Buchung