Auch im Zeitalter der Datenbanken liegen wichtige Information in Dokumenten gespeichert vor. Sei dies, dass die Information am Computer erfasst und dann ausgedruckt oder als el. Dokument versendet wird. Oder das Information in Papierform vorliegt und elektronisch verwaltet werden soll.

Nur wenn es gelingt, Information, welche in Dokumenten vorhanden ist, einfach und effizient zu verwalten, können die Geschäftsprozesse optimal unterstützt werden. Dabei darf es keine Rolle spielen, ob dies Information innerhalb des eigenen Firmennetzwerkes oder unterwegs, mobil, genutzt werden soll. Entsprechend ist dafür zu sorgen, dass Dokumente jederzeit, Standort unabhängig kontrollierbar bleiben.